RÉFÉRENTIEL DES
ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
BTS ASSISTANT
DE MANAGER
(ex ASSISTANT
DE DIRECTION)
CONTEXTE
PROFESSIONNEL EMPLOIS VISES et ÉVOLUTIONS DE CARRIÈRE PROFIL SOUHAITÉ DESCRIPTION DES ACTIVITES BTS
ASSISTANT DE MANAGER (examen)
La création du BTS Assistant
de manager , qui résulte de la fusion des BTS Assistant de
manager et Assistant secrétaire trilingue, permettra de répondre aux besoins
d’évolution de ce métier et de coller aux attentes des professionnels.
Le
projet de rénovation des BTS Assistant de manager et Assistant Secrétaire Trilingue a été présenté
et approuvé en commission professionnelle consultative le 29 mai 2007. Le BTS
Assistant de manager (BTS AM)
résulte de la fusion de ces deux diplômes. Sa mise en œuvre est prévue pour la
rentrée 2008.
Le
BTS Assistant de manager (BTS AM)
reprendra donc l’essentiel du contenu de la formation du BTS Assistant de
manager (BTS AD) mais sera renforcé en langues étrangères pour chacune des 2
langues vivantes).
CONTEXTE PROFESSIONNEL
L'assistant de manager a pour caractéristique d'être en mesure de travailler dans la totalité des
entreprises, quels qu'en soient le secteur d'activité, la structure, la dimension ou l'implantation
géographique.
L'assistant de manager intervient à différents niveaux de l'entreprise,
dans le cadre d'une direction, d'un département, d'un service ou de la conduite
d'un projet, dans un contexte de relations simples ou multiples.
Le rôle qu'il est amené à jouer, le poids respectif des
tâches qui lui sont confiées,
la marge d'autonomie dont il dispose reflètent les choix d'organisation et la
culture d'entreprise dans laquelle il se situe. Son activité est notamment dépendante des solutions
technologiques retenues en matière d'équipement bureautique.
Les situations qu'il a à gérer sont diverses, de complexité variable et relèvent de champs plus ou moins
spécialisés auxquels il doit s'adapter.
L'intervention de l'assistant de manager se situe essentiellement dans les domaines de la communication, de l'organisation et de
la gestion administrative au service des
différentes fonctions de l'entreprise.
Son action est déterminante de l'efficacité du travail administratif
dont il assume la responsabilité ainsi que la qualité de la communication et
des relations dans l'entreprise et avec les
partenaires extérieurs. Il facilite l'adaptation
de l'unité dans laquelle il agit aux changements organisationnels et
technologiques.
EMPLOIS VISÉS ET PERSPECTIVES
DE CARRIÈRE
L'assistant
de manager est le collaborateur d'un manager (directeur général, d'un directeur d'unité ou d'un chef de
service). Interface entre l'entreprise et son environnement, entre son service et les autres services,
il occupe un poste-clé
de relation et contribue à personnaliser l'image de l'entreprise. Chargé de la
gestion administrative de son service, il met en œuvre tout élément susceptible d'en faciliter le
fonctionnement. Responsable de la préparation et du suivi des dossiers, il
recherche la documentation et les informations utiles à la prise de décision. Collaborateur efficace, il
agit, seul ou dans le cadre d'une équipe, pour
réaliser et concevoir des projets.
Les débutants peuvent prétendre à des emplois d'assistants
dans des services où
prédominent des activités de communication, de gestion de documentation, de fichiers ou de dossiers, avec un degré
d'autonomie important, lié à la
qualification reconnue par le diplôme.
Les responsabilités s'accroissent avec l'expérience et l'aptitude à s'adapter à l'évolution de
l'entreprise. Elles peuvent déboucher rapidement sur des activités d'organisation et d'animation d'un
service, d'analyse ou d'interprétation
à un premier niveau de données chiffrées, de gestion di temps, des ressources ou des moyens,
sur la mise en œuvre de projets Le rôle de l'assistant de service évolue alors vers celui d'assistant
de gestion
interne.
Ces responsabilités s'exercent soit dans le cadre de petites unités (bureau, service...) soit dans le
cadre plus large de divisions, de départements. Grâce aux connaissances techniques acquises dans
un domaine particulier,
par l'expérience ou par une formation continue, l'assistant peut devenir assistant fonctionnel.
Dans ce cadre, il assiste techniquement le responsable d'un département ou d'une unité dans s fonction.
Des qualités confirmées peuvent conduire l'assistant de manager de devenir le collaborateur privilégié
des cadres supérieurs ou de la direction générale.
Dans ces perspectives, la mobilité à travers
l'entreprise, ou à travers \s type d'entreprise, peut être un élément
déterminant de la progression d carrière.
DESCRIPTION DES ACTIVITES
L'activité professionnelle
de l'assistant de manager s'articule autour de trois pôles d'intervention dominants : la communication, l'organisation et la documentation.
Elle se situe en amont de la prise de décision qu'elle vise à faciliter et en aval pour permettre sa mise en
œuvre.
Les tâches
qu'elle recouvre se caractérisent par leur diversité, lei simultanéité et leur
relative irrégularité qui exigent de l'assistant de manager l'aptitude à organiser son travail pour respecter
les contraintes d temps et de qualité
qui lui sont imposées.
La matière à
traiter dépend de la fonction d'entreprise à l'intérieur d laquelle se situe l'assistant de manager (fonction
commerciale, fonction d production, fonction de personnel...) et les
conditions d'exercice, notamment le degré
d'autonomie dans l'organisation et la répartition du travail au sein de l'unité, sont liées à l'organisation
interne de l'entreprise et à se choix
bureautiques.
Domaine de la communication écrite
textuelle et visuelle
—
Rédaction, traitement et
production de textes divers (courrier, notes, comptes
rendus, rapports...) dans des contextes professionnels variables (prise de
notes, mémorisation d'informations orales, lecture — rapide ou non — d'un ensemble de documents...).
— Conception, traitement,
production .sélection de messages visuels (tableaux, graphiques, diagrammes, schémas...) sur des
supports divers
— Elaboration et présentation de la
synthèse de documents, de dossiers, d'opérations ; préparation de la revue de presse.
— Diffusion et transmission de tous documents.
Domaine de la communication orale et
non verbale
— Accueil en situation de face à face, accueil au téléphone.
— Pratique du téléphone.
— Filtre des appels téléphoniques et des
visiteurs.
— Présentation orale d'informations devant une
personne, devant un petit groupe.
— Ecoute active en situation de
relation interpersonnelle ou dans un petit
groupe.
— Mise en relation et facilitation des relations entre deux
personnes ou un petit groupe.
— Animation d'une petite équipe.
— Participation à une réunion, animation d'un petit groupe.
— Participation à des entretiens,
conduite d'entretiens dans un contexte de
relations courantes.
Gestion de l'information textuelle et
numérique
— Conception de
supports d'information (imprimés,
dossiers, répertoires, pages-écran...).
— Choix, organisation et/ou utilisation
de supports d'information : supports papier, magnétiques (disque dur, disquette), optiques
(vidéodisque)...
— Conception, organisation et/ou
utilisation de fichiers, de bases de données.
— Classement, archivage.
Gestion du temps
— Organisation des rendez-vous, tenue d'agendas.
— Conception et suivi de programmes,
d'échéanciers, tenue de plannings, relances...
Gestion des activités
— Organisation
de réunions courantes.
— Organisation de voyages et déplacements.
— Organisation et répartition des tâches
et des moyens au sein d'une petite équipe : affectation des moyens ; élaboration de consignes ;
contrôle de l'utilisation des équipements et des procédures bureautiques ;
monitorat auprès du personnel.
— Tenue d'un budget lié à une opération ou à l'activité d'un service, suivi
des dépenses.
Gestion des projets
Planification, affectation des moyens, mise en œuvre,
suivi, bilan d'opérations diverses telles
que:
— organisation
d'une manifestation à caractère exceptionnel,
— élaboration
d'une plaquette,
— introduction de nouvelles procédures,
de nouveaux équipements, nouvelles applications.
— Recherche et exploitation des sources documentaires.
— Choix et consultation de banques de
données.
— Constitution
et actualisation de dossiers documentaires.
— Organisation et gestion de la
documentation.
L'ensemble de ces activités implique un
recours constant et intense aux outils de la bureautique et de la
télématique.
L'assistant de manager peut être appelé à exercer
l'ensemble de t activités en langue française ou dans deux langues étrangères, notamment,
ce qui concerne l'étude
de documentation, la réception et le traitement courriers, l'accueil et la réception de visiteurs
étrangers, la pratique té phonique...
PROFIL SOUHAITE
La réussite professionnelle
implique des qualités personnelles jointes des compétences générales et
professionnelles.
Qualités personnelles
— discrétion,
— méthode, rigueur, organisation,
— dynamisme, réactivité, créativité,
capacité de suggestion,
— amabilité, disponibilité, sens des
relations humaines,
— patience, pondération, résistance au
stress,
— faculté d'adaptation,
— aptitude au travail en équipe,
— habileté à gérer les priorités.
Compétences générales et professionnelles
Un bon niveau de culture générale
ainsi que la maîtrise de l'expressif écrite
et orale dans la langue maternelle sont indispensables.
L'assistant de manager s'exprime correctement dans une
langue étrangère, pour ce qui concerne sa pratique courante.
Un premier niveau de compétence en techniques quantitatives
de gestion est nécessaire pour permettre une exploitation satisfaisante des documents
usuels.
Des connaissances dans les domaines économique et juridique
permettent à l’assistant de manager
de mieux situer son activité
dans son environnement, de mieux évaluer les contraintes et les
opportunités dont il doit tenir compte pour réagir de façon pertinente, de
s'adapter aux particularités des différentes fonctions de l'entreprise.
Il pratique avec aisance la communication dans le domaine
professionnel, utilise à bon escient les principes de l'organisation et des méthodes
administratives.
Il domine, pour les mettre en oeuvre, au service des
activités qui lui sont confiées, les techniques de base du secrétariat et les
outils de la bureautique.
BTS ASSISTANT DE
MANAGER (Diplôme d’Etat)
Programme en alternance entreprise/institut (examen)
Culture générale et expression
L’objectif est de rendre les stagiaires aptes à une
communication efficace dans la vie courante et dans la vie professionnelle à
tous les niveaux : relations dans l’entreprise et à l’extérieur, relations avec
la clientèle ou la hiérarchie. Le but est aussi d’améliorer l’expression écrite
et orale, de façon à rendre les candidats capables de rédiger rapports et notes
de synthèse, et de faire des exposés sur des sujets d’actualité. Les techniques
du résumé, de la discussion et de la synthèse de documents préparent à
l’épreuve écrite de l’examen.
Expression et culture en Anglais
Saisir globalement et directement le contenu d’un texte
rédigé en langue étrangère. Compte rendu en français du contenu d’un document.
Transposer et éventuellement traduire un document par écrit. Transmettre une
information ou en rendre compte. Rédiger un document. Saisir directement le
contenu d’un message oral en langue étrangère. S’exprimer intelligiblement dans
la langue étrangère.
Expression et culture en Espagnol
Saisir globalement et directement le contenu d’un texte
rédigé en langue étrangère. Compte rendu en français du contenu d’un document.
Transposer et éventuellement traduire un document par écrit. Transmettre une
information ou en rendre compte. Rédiger un document. Saisir directement le
contenu d’un message oral en langue étrangère. S’exprimer intelligiblement dans
la langue étrangère.
Économie
Approche méthodologique. Les fondements de la connaissance
économique. Les fonctions économiques. Le financement de l’économie. La
régularisation. Les relations économiques internationales. L’économie mondiale.
L’entreprise, des approches complémentaires. L’entreprise,
centre de décision. L’entreprise et la gestion des activités. L’entreprise et
sa démarche stratégique. L’entreprise, la société, l’éthique.
Droit
Approche méthodologique. Le cadre juridique de l’activité
économique. L’activité économique et les mécanismes juridiques fondamentaux. L’entreprise et
l’activité commerciale. Les relations juridiques des entreprises avec leurs
salariés. Les relations juridiques de l’entreprise avec les consommateurs. Les
relations interentreprises.
Méthodes, techniques et pratiques de communication professionnelle en
français et en langue étrangère
Les bases de la communication professionnelle. La
préparation du message professionnel. Techniques d’aide à la communication (lecture
rapide, prise de note et écriture rapide). Production écrite professionnelle
(formes et caractéristiques des messages, mise en page des documents,
utilisation des outils). Utilisation du mp3 en format de communication. Communication
orale et communication professionnelle en langue étrangère.
Organisation
Organisation de l’information (sources, besoins, méthodes de
collecte, outils de traitement, supports...). Gestion de la documentation.
Gestion du temps. Organisation des ressources et des activités. Traitement des
données quantitatives (système d’information comptable, coûts, budgets,
statistiques).
Méthodologie de l’action professionnelle
La fonction assistance. Techniques et méthodes au service de
l’assistant (éducation de la mémoire, créativité, résolution de problèmes).
Domaines d’intervention de l’assistant : ressources humaines, organisation,
équipement bureautique, financier. Conduite de projets.
Logiciels enseignés et pratiqués
Word, Excel, Access, Power Point, Internet, Réseau, OCR,
Numérisation,
itpa
