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RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

BTS ASSISTANT DE MANAGER

(ex ASSISTANT DE DIRECTION)

CONTEXTE PROFESSIONNEL   EMPLOIS VISES  et ÉVOLUTIONS DE CARRIÈRE  PROFIL SOUHAITÉ   DESCRIPTION DES ACTIVITES   BTS ASSISTANT DE MANAGER  (examen)

L'assistant de manager a pour caractéristique d'être en mesure de travailler dans la totalité des entreprises, quels qu'en soient le secteur d'activité, la structure, la dimension ou l'implantation géographique.

L'assistant de manager intervient à différents niveaux de l'entreprise, dans le cadre d'une direction, d'un département, d'un service ou de la conduite d'un projet, dans un contexte de relations simples ou multiples.

Le rôle qu'il est amené à jouer, le poids respectif des tâches qui lui sont confiées, la marge d'autonomie dont il dispose reflètent les choix d'organi­sation et la culture d'entreprise dans laquelle il se situe. Son activité est notamment dépendante des solutions technologiques retenues en matière d'équipement bureautique.

Les situations qu'il a à gérer sont diverses, de complexité variable et relèvent de champs plus ou moins spécialisés auxquels il doit s'adapter.

L'intervention de l'assistant de manager se situe essentiellement dans les domaines de la communication, de l'organisation et de la gestion administrative au service des différentes fonctions de l'entreprise.

Son action est déterminante de l'efficacité du travail administratif dont il assume la responsabilité ainsi que la qualité de la communication et des relations dans l'entreprise et avec les partenaires extérieurs. Il facilite l'adaptation de l'unité dans laquelle il agit aux changements organisationnels et technologiques.

L'assistant de manager est le collaborateur d'un manager (directeur général, d'un directeur d'unité ou d'un chef de service). Interface entre l'entreprise et son environnement, entre son service et les autres services, il occupe un poste-clé de relation et contribue à personnaliser l'image de l'entreprise. Chargé de la gestion administrative de son service, il met en œuvre tout élément susceptible d'en faciliter le fonctionnement. Responsable de la préparation et du suivi des dossiers, il recherche la documentation et les informations utiles à la prise de décision. Collaborateur efficace, il agit, seul ou dans le cadre d'une équipe, pour réaliser et concevoir des projets.

Les débutants peuvent prétendre à des emplois d'assistants dans des services où prédominent des activités de communication, de gestion de documentation, de fichiers ou de dossiers, avec un degré d'autonomie important, lié à la qualification reconnue par le diplôme.

Les responsabilités s'accroissent avec l'expérience et l'aptitude à s'adapter à l'évolution de l'entreprise. Elles peuvent déboucher rapidement sur des activités d'organisation et d'animation d'un service, d'analyse ou d'interprétation à un premier niveau de données chiffrées, de gestion di temps, des ressources ou des moyens, sur la mise en œuvre de projets Le rôle de l'assistant de service évolue alors vers celui d'assistant de gestion interne.

Ces responsabilités s'exercent soit dans le cadre de petites unités (bureau, service...) soit dans le cadre plus large de divisions, de départements. Grâce aux connaissances techniques acquises dans un domaine particulier, par l'expérience ou par une formation continue, l'assistant peut devenir assistant fonctionnel. Dans ce cadre, il assiste techniquement le responsable d'un département ou d'une unité dans s fonction.

Des qualités confirmées peuvent conduire l'assistant de manager de devenir le collaborateur privilégié des cadres supérieurs ou de la direction générale.

Dans ces perspectives, la mobilité à travers l'entreprise, ou à travers \s type d'entreprise, peut être un élément déterminant de la progression d carrière.

DESCRIPTION DES ACTIVITES

L'activité professionnelle de l'assistant de manager s'articule autour de trois pôles d'intervention dominants : la communication, l'organisation et la documentation. Elle se situe en amont de la prise de décision qu'elle vise à faciliter et en aval pour permettre sa mise en œuvre.

Les tâches qu'elle recouvre se caractérisent par leur diversité, lei simultanéité et leur relative irrégularité qui exigent de l'assistant de manager l'aptitude à organiser son travail pour respecter les contraintes d temps et de qualité qui lui sont imposées.

La matière à traiter dépend de la fonction d'entreprise à l'intérieur d laquelle se situe l'assistant de manager (fonction commerciale, fonction d production, fonction de personnel...) et les conditions d'exercice, notamment le degré d'autonomie dans l'organisation et la répartition du travail au sein de l'unité, sont liées à l'organisation interne de l'entreprise et à se choix bureautiques.

Domaine de la communication écrite textuelle et visuelle

—    Rédaction, traitement et production de textes divers (courrier, notes, comptes rendus, rapports...) dans des contextes professionnels variables (prise de notes, mémorisation d'informations orales, lecture — rapide ou non — d'un ensemble de documents...).

—    Conception,  traitement,  production  .sélection  de  messages visuels (tableaux, graphiques, diagrammes, schémas...) sur des supports divers

—    Elaboration et présentation de la synthèse de documents, de dos­siers, d'opérations ; préparation de la revue de presse.

—    Diffusion et transmission de tous documents.

Domaine de la communication orale et non verbale

—    Accueil en situation de face à face, accueil au téléphone.

—    Pratique du téléphone.

—    Filtre des appels téléphoniques et des visiteurs.

—    Présentation orale d'informations devant  une  personne,  devant  un petit groupe.

—    Ecoute active en situation de relation  interpersonnelle ou dans un petit groupe.

—    Mise en relation et facilitation des relations entre deux personnes ou un petit groupe.

—    Animation d'une petite équipe.

—    Participation à une réunion, animation d'un petit groupe.

—    Participation à des entretiens, conduite d'entretiens dans un contexte de relations courantes.

Gestion de l'information textuelle et numérique

—    Conception   de   supports   d'information   (imprimés,   dossiers,   réper­toires, pages-écran...).

—    Choix, organisation et/ou utilisation de supports d'information : supports papier, magnétiques (disque dur, disquette), optiques (vidéodisque)...

—    Conception,  organisation  et/ou  utilisation  de fichiers,  de bases de données.

—    Classement, archivage.

Gestion du temps

—    Organisation des rendez-vous, tenue d'agendas.

—    Conception et suivi de programmes, d'échéanciers, tenue de plan­nings, relances...

Gestion des activités

—    Organisation de réunions courantes.

—    Organisation de voyages et déplacements.

—    Organisation et répartition des tâches et des moyens au sein d'une petite équipe : affectation des moyens ; élaboration de consignes ; contrôle de l'utilisation des équipements et des procédures bureautiques ; monitorat auprès du personnel.

—  Tenue d'un budget lié à une opération ou à l'activité d'un service, suivi des dépenses.

Gestion des projets

Planification, affectation des moyens, mise en œuvre, suivi, bilan d'opérations diverses telles que:

—   organisation d'une manifestation à caractère exceptionnel,

—   élaboration d'une plaquette,

—    introduction de nouvelles procédures, de nouveaux équipements, nouvelles applications.

—   Recherche et exploitation des sources documentaires.

—   Choix et consultation de banques de données.

—   Constitution et actualisation de dossiers documentaires.

—   Organisation et gestion de la documentation.

L'ensemble de ces activités implique un recours constant et intense aux outils de la bureautique et de la télématique.

L'assistant de manager peut être appelé à exercer l'ensemble de t activités en langue française ou dans deux langues étrangères, notamment, ce qui concerne l'étude de documentation, la réception et le traitement courriers, l'accueil et la réception de visiteurs étrangers, la pratique té phonique...

PROFIL SOUHAITE

La réussite professionnelle implique des qualités personnelles jointes des compétences générales et professionnelles.

Qualités personnelles

—    discrétion,

—    méthode, rigueur, organisation,

—    dynamisme, réactivité, créativité, capacité de suggestion,

—    amabilité, disponibilité, sens des relations humaines,

—    patience, pondération, résistance au stress,

—    faculté d'adaptation,

—    aptitude au travail en équipe,

—    habileté à gérer les priorités.

Compétences générales et professionnelles

Un bon niveau de culture générale ainsi que la maîtrise de l'expressif écrite et orale dans la langue maternelle sont indispensables.

L'assistant de manager s'exprime correctement dans une langue étrangère, pour ce qui concerne sa pratique courante.

Un premier niveau de compétence en techniques quantitatives de ges­tion est nécessaire pour permettre une exploitation satisfaisante des documents usuels.

Des connaissances dans les domaines économique et juridique permet­tent   à   l’assistant de manager    de   mieux   situer  son   activité  dans   son environnement, de mieux évaluer les contraintes et les opportunités dont il doit tenir compte pour réagir de façon pertinente, de s'adapter aux particularités des différentes fonctions de l'entreprise.

Il pratique avec aisance la communication dans le domaine profession­nel, utilise à bon escient les principes de l'organisation et des méthodes administratives.

Il domine, pour les mettre en oeuvre, au service des activités qui lui sont confiées, les techniques de base du secrétariat et les outils de la bureau­tique.

 

 

Culture générale et expression

L’objectif est de rendre les stagiaires aptes à une communication efficace dans la vie courante et dans la vie professionnelle à tous les niveaux : relations dans l’entreprise et à l’extérieur, relations avec la clientèle ou la hiérarchie. Le but est aussi d’améliorer l’expression écrite et orale, de façon à rendre les candidats capables de rédiger rapports et notes de synthèse, et de faire des exposés sur des sujets d’actualité. Les techniques du résumé, de la discussion et de la synthèse de documents préparent à l’épreuve écrite de l’examen.

Expression et culture en Anglais

Saisir globalement et directement le contenu d’un texte rédigé en langue étrangère. Compte rendu en français du contenu d’un document. Transposer et éventuellement traduire un document par écrit. Transmettre une information ou en rendre compte. Rédiger un document. Saisir directement le contenu d’un message oral en langue étrangère. S’exprimer intelligiblement dans la langue étrangère.

Expression et culture en Espagnol

Saisir globalement et directement le contenu d’un texte rédigé en langue étrangère. Compte rendu en français du contenu d’un document. Transposer et éventuellement traduire un document par écrit. Transmettre une information ou en rendre compte. Rédiger un document. Saisir directement le contenu d’un message oral en langue étrangère. S’exprimer intelligiblement dans la langue étrangère.

Économie

Approche méthodologique. Les fondements de la connaissance économique. Les fonctions économiques. Le financement de l’économie. La régularisation. Les relations économiques internationales. L’économie mondiale.

L’entreprise, des approches complémentaires. L’entreprise, centre de décision. L’entreprise et la gestion des activités. L’entreprise et sa démarche stratégique. L’entreprise, la société, l’éthique.

Droit

Approche méthodologique. Le cadre juridique de l’activité économique. L’activité économique et les mécanismes juridiques fondamentaux. L’entreprise et l’activité commerciale. Les relations juridiques des entreprises avec leurs salariés. Les relations juridiques de l’entreprise avec les consommateurs. Les relations interentreprises.

Méthodes, techniques et pratiques de communication professionnelle en français et en langue étrangère

Les bases de la communication professionnelle. La préparation du message professionnel. Techniques d’aide à la communication (lecture rapide, prise de note et écriture rapide). Production écrite professionnelle (formes et caractéristiques des messages, mise en page des documents, utilisation des outils). Utilisation du mp3 en format de communication. Communication orale et communication professionnelle en langue étrangère.

Organisation

Organisation de l’information (sources, besoins, méthodes de collecte, outils de traitement, supports...). Gestion de la documentation. Gestion du temps. Organisation des ressources et des activités. Traitement des données quantitatives (système d’information comptable, coûts, budgets, statistiques).

Méthodologie de l’action professionnelle

La fonction assistance. Techniques et méthodes au service de l’assistant (éducation de la mémoire, créativité, résolution de problèmes). Domaines d’intervention de l’assistant : ressources humaines, organisation, équipement bureautique, financier. Conduite de projets.

Logiciels enseignés et pratiqués

Word, Excel, Access, Power Point, Internet, Réseau, OCR, Numérisation,